在宅秘書

2015.10.07

SOHOやサイトを介し、個人事業主として在宅ワークをされている方がたくさんいらっしゃいます。在宅ワークといっても、非常に多岐に及ぶ職種が募集されていますが、今回はその中のひとつ、「在宅秘書」についてご紹介致します。ここ数年、雑誌「VERY」やTVでも特集されている「在宅秘書」ですが、一般企業でお勤めなさっていたものの、出産・育児のため退職を余儀なくされた、という女性の新たな活躍の場として脚光を浴びています。今回幸いにも、在宅秘書の企業準備をなさっている方に取材をさせて頂くことができました。（以下Aさんとします。）現場の声が、少しでもみなさんのご活躍に貢献できることをお祈りしています。

概要(在宅秘書とは)
始めるのに必要なもの・知識
収入アップのコツ
向いている人、向いていない人
リスクと注意点

概要(在宅秘書とは)

在宅秘書とは文字通り、インターネット上で秘書業務を行う仕事です。一般企業、特に中核業務に集中して事業拡大を図っている会社の役員が主なクライアントで、社員を雇用するにあたってかかる経費等の削減を目的としています。企業側の具体的なメリットとして、以下が挙げられます。

社会、・雇用保険関係、通勤費、福利厚生、退職金の軽減および手続関係が不要。
人材採用に関するコストが抑えられる。
パソコンなどの備品関係、および社内スペース等の経費削減

業務内容

一般的な秘書業務（総務（基本業務）、文章業務、情報業務、接遇業務）
翻訳
会社HP作成、システム管理、ブログ更新等
人材採用業務

等、企業側が在宅秘書に求めるスキルは非常に多岐に渡ります。ご自身の経歴やスキル、保有資格を遺憾なく発揮するには最適の職業です。

在宅秘書に求める人材

一般的なコミュニケーションスキルがある方
向上心があり、未経験の仕事でも勉強しながらトライできる方
人に頼るよりも先に自己解決しようと努力できる方
業務の先を読んで臨機応変に対応ができる方
自分なりに工夫しながら仕事を効率よく進める努力ができる方
メールやスカイプでの対応が問題なく行える方
外出中等でも、常時連絡がとりやすい方
英語が使える方、歓迎（ビジネスでの使用経験があれば尚可）

——————————————————————————————- Aさんは長年人事のお仕事をされている方で、採用だけではなく幅ひろい人事関連業務の代行や構築のコンサルタントも行っていらっしゃいます。そのスキルや経験を活かし、以下のような業務もクラウドワークで可能とのことです。 Aさんの業務例

給与計算、年末調整
勤怠管理、有給管理
適用事業所開設届から社会保険、労働保険の各種手続き
健康診断実施、管理

一般企業の人事と遜色ない業務内容です。会社の成長に伴い、法律的に行わなければならない、あるいは会社が組織体として必要とする項目が増加し、また人事関連情報量の増加や給与計算の内製化などシステム化が必要となる事態への臨機応変な対応。そうした幅広い人事関連業務の構築を代行するも秘書業務のひとつなのです。（かなり有能な在宅秘書ですが…）

始めるのに必要なもの・知識

Webカメラ付きPC（現在ならWin7以上は必須

クライアントとの打ち合わせや業務説明、Web会議参加、面接代行など、在宅秘書業務にWebカメラはマストアイテムです。Webカメラは家電量販店でも安価で手に入れることが可能です。

連絡ツール経験（チャトワーク、Skype、フェイスブック、LINE、メール等）

業務に臨機応変な対応を求められるため、常時連絡可能なツールもマストアイテムです。尚、クラウドワークでも一般企業同様、業務中はチャットワークやSkypeを常時接続しながら業務を進めていきます。チャット未経験の方、ある程度のタイピングスキルがあればすくに使いこなせます。

クラウド使用経験（GoogleDrive、DropBox、OneDrive、Office365等）

クラウドの使用により、メールにファイルを添付する作業を省略することが可能となります。クラウドとは、従来コンピュータで管理・利用していたようなソフトウェアやデータをインターネットを介して利用したり、他人と共有することができるサービスです。インターネット上にクラウドの無料トライアル版もありますので、クラウド使用経験のない方、イメージが湧かない方はぜひお試しください。実際に使用してみることがパソコンスキル向上の第一歩です。

文章力

秘書業務のみならず、企業では莫大な文書を取り扱っています。現在は文書のテンプレ化も進み、飛躍的に作業効率が向上していますが、短時間で正確な内容、適切な表現の文章が求められます。

Officeソフト応用レベル（現在ならバージョン2010以上）

Excelの処理能力向上により作業効率が飛躍的に向上します。また、在宅秘書業務にはPowerPointでの資料作成業務も案外多いです。 SOHOに、「単発秘書業務」という募集案件もあります。具体的にはExcelのデータ処理、Powerpointでの資料作成業務が主ですが納期が半日-2日と非常に短いです。その代わり、報酬も1件につき2000円～4000円と高額です。 Excel、Word,Powerpointに加え、Outlookの使用頻度も高いです。（スケジュール管理が便利なので）

収入アップのコツ

翻訳
臨機応変に何でも対応可能
プログラミング、Webデザイン、SNS更新
セキュリティ関係、コンプライアンス関係業務/決済業務、税務関係業務

1.2に関しては説明を割愛します。 3.について。中小企業が会社HP作成、システム関係、ブログ更新等を外注する場合、内容に求めるものが多ければ多いほど巨額の費用が発生します。秘書にこのようなスキルがあれば、企業も大幅なコスト削減が可能になります。例えば、外注でトータル１００万円の仕事であれば、５０万円で交渉可能だと予想されます。あるいは、月額報酬のアップの交渉も可能です。仮に、自身にHP作成スキルがない場合、フリーランスでセンスの良いエンジニアをクラウドワークス等の掲載フリーサイトで探してくるという方法もあります。その場合中間マージンを取るか、採用代行料として報酬を得ることが可能です。 4について。会社を大きくしていきたい社長にとっては、就業規則などの規定や個人情報関係、情報セキュリティ関係、コンプライアンス関係等の作成が可能なら社労士が不要です。決算業務、税務関係が可能なら税理士が不要です。顧問料も経費削減になるので、いわゆる、経費削減ができたら収入アップ交渉が可能です。

向いている人、向いていない人

向いている人

女性
秘書経験者
スピードタイピング
人事経験者
リサーチ
備えが可能な方

向いていない人

細かい仕事が苦手
同じことの繰り返しが苦手
文章が苦手
ITリテラシーが低い

スピードタイピングとは、○○○文字/10分　といった具体的な文字数よりも、「見やすく、わかりやすく、キャッチボールを減らす、早いレスポンスが可能」という意味で、上記のスキルが求められています。

リスクと注意点

PCがハイスペックでないとソフトやバージョンに耐えきれなくなる

OS、ソフトは予想以上に容量を必要とします。大容量のデータを扱う際も同様です。パソコンのスペックが用途に追いついていないと処理能力が一気に低下し、業務継続困難となります。一度、現在使用しているパソコンの動作環境を確認してみましょう。（スペック確認方法） Windowsキー+X　→　P　→　（コントロールパネルの）システムとセキュリティ →　システム

業務委託契約にて、安定性がない

概して、SOHOの仕事は収入が不安定である点が難点です。また、企業側とのマッチングミスにより採用に至らない場合も考えられます。最近では正社員での在宅秘書の募集もありますので、ご自身のライフスタイルに合わせた業務を見つけて頑張ってください。

情報セキュリティ

クラウドワークなので、どうしても情報流出やデータへの不正アクセスに対する脆弱性は否めません。また、この点を悪用し、業務を提供して安定収入を約束する代わりとしてクラウド使用料を請求される場合もあります。中には40万円近いローン契約を迫るクライアントもいますが、そのような案件は迷わず契約破棄しましょう。

交通費、通信費、光熱費等は自己負担

在宅秘書業務では必要諸経費を請求できません。

クライアントの行動にて、就業時間が不規則になる可能性もある

逆に臨機応変に対応可能であれば、クライアントの満足度にも直結し、収入アップにも繋がります。もっとも、パソコンが壊れたり動作に不具合が生じると、全く業務を行うことができません（体験談）　業務を迅速、的確に遂行するためにも、トラブルシューティング目的でも、ITリテラシーが高いに越したことはないでしょう。