マイナンバー制度で個人事業主が知っておくべき対策とは

マイナンバー制度が2016年1月から、本格的に開始されます。個人事業主がマイナンバー制度において、行うべき業務と知っておくべ対策について、確認します。

マイナンバー制度における個人事業主の業務と対策

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マイナンバー制度における個人事業主の業務と対策は何か？

個人事業主は、マイナンバー制度の運用において、マイナンバーをどんな書類に記載すべきかを知っておく必要があります。

また、マイナンバーの管理に関して、具体的にどんな対策を行うべきかを事前に知っておく必要があります。そして、従業員に給与を支払う場合、得意先から報酬を受ける場合にも、マイナンバーが関わってきます。

個人事業主が、マイナンバー制度の運用に対して、個人事業主が行うべき具体的な業務および対策について、確認します。

マイナンバー制度で個人事業主が知っておくべき対策とは

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１）個人事業主の番号

マイナンバーは個人用の番号と法人用の番号の2つがあります。個人事業主向けの番号というのはなく、個人用の番号が、個人事業主として記載すべき番号になります。

この番号は、個人事業主向けとして、平成28年分の確定申告書（平成29年2月16日から3月15日の時期に提出）に記載することになります。この確定申告書以外にも、個人事業主としての個人用の番号が必要になります。

２）支払調書の取り扱い

支払調書とは、特定の事業者が、その年の従業員の給与や外注先に対する支払いの明細を、翌年1月31日までに税務署に対して、提出する書類になります。

支払調書により、税務署が支払いを受けた人が、きちんと所得税に関して、申告を行っているかを確認することができます。よって、この支払調書が提出されていないと、罰則規定はないですが、税務にマークされると思ってよいでしょう。

この支払調書は、いくつかの種類がありますが、個人事業主に関連してくるのは、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」になります。

取引先の事業者から報酬を受ける場合、前年度の支払金額と源泉税額が記載された支払調書が送付されてきます。

この支払調書をもとに個人事業主は、確定申告書を作成して、添付することになります。また、個人事業主が従業員に対して、給与を支払っている場合、給与支払者に対しては、前年度の給与分と源泉税の金額を源泉徴収票に記載して、発行します。

従業員を雇っていないで、個人事業主が一人のみで仕事に従事している場合は、源泉徴収票の発行は不要となります。

そして、個人事業主が外注先に報酬を支払っている場合、外注先に対しては、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書に前年度の支払金額と源泉税額を記載して、発行します

この支払調書は全ての人に対する分を税務署に提出する必要はなく、支払金額が一定金額を超えた場合で、年末調整を行っているかどうかでも提出する条件が変わってきます。

３）支払調書へのマイナンバーの記載と扱い

平成28年分の支払調には新たに、支払を受ける者および支払者の欄にマイナンバーを記載する欄が設けられます。この欄に、マイナンバーを記載することになります。

実際のやりとりとしては、個人事業主が支払を受ける側の場合、自分のマイナンバーを通知することになります。

個人事業主が報酬の支払いを行う側の場合、支払を行う相手から、マイナンバーの通知を受ける必要があります。支払う相手が法人の場合は、法人番号は公表されているので、調べれば分かるようになっています。

また、給与を従業員に支払っている場合は、源泉徴収票にマイナンバーを記載する欄が設けられので、従業員からマイナンバーの通知を受けて、マイナンバーを記載する必要があります。市区町村に対して、提出する給与支払報告書にも、マイナンバーを記載する必要があります。

４）本人確認の作業

番号通知の際は、他人の番号のなりすましを防止する対策として、支払を受ける者に対して、本人確認を行うことが義務付けられています。具体的には、以下の方法で本人確認の作業を行います。

・マイナンバーの通知を受ける相手が個人番号カードを所有している場合

個人番号カードとは、平成28年1月以降に、市区町村に対して、自分で申請することで、通知カードと引き換えに発行できるカードです。

この個人番号カードは、身分証明書も兼ねており、このカードを提示することで、番号確認と身元確認を同時に行うことができます。

・マイナンバーの通知を受ける相手が個人番号カードを所有していない場合

個人番号カードを所有していない場合は、通知カードと身分証明書の両方の提示が必要になります。身分証明書は、写真が貼り付けてある免許証やパスポートであれば、1つの書類で問題ないです。

ただし、写真が貼付されていない身分証明書の場合、年金手帳と健康保険の被保険者証など、複数の証明書類の提示が必要となります。

まとめ

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マイナンバーの管理の注意点とは何か

マイナンバーを記載する書類は多く、マイナンバーのやりとりは面倒で、お互いに不慣れな部分も出て来ることが予測されます。

マイナンバーのやりとりはお互いに扱いに気を付けて、通知に関して、協力体制をとることが大事です。マイナンバーの制度導入以前に個人情報の扱いは管理が非常に厳しくなっており、マイナンバーも同様に厳しく管理を行うべきでしょう。

具体的には、マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかる棚に保管することです。また、PCにマイナンバーを保存する場合は、事前にウィルス対策を充分に行い、ネットの繋がるPCで、むやみに管理しないようにするべきです。

マイナンバーが不要となった場合には、適切に廃棄作業を行うべきです。したがって、マイナンバーを収集する場合には、管理をしっかりと行う必要があります。